Văn phòng là gì? Khái niệm, chức năng, các loại hình văn phòng

Bạn đang cần thành lập công ty cũng như mở văn phòng riêng? Do đó, bạn muốn tìm hiểu rõ về khái niệm, các chức năng và các loại hình văn phòng để có phương án phù hợp. Bài viết sau đây của Vệ Sinh Nhà 247 sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết văn phòng là gì, chức năng và phân loại từng kiểu văn phòng điển hình.

văn phòng là gì

 

Khái niệm chi tiết văn phòng là gì?

Bạn đã được nghe khá nhiều về thuật ngữ “văn phòng” của các cơ quan, tổ chức hay các công ty, nhưng vẫn không biết khái niệm chi tiết văn phòng là gì? Để định nghĩa một cách đơn giản và dễ hiểu thì văn phòng là không gian/ nơi làm việc chính của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, công ty. Văn phòng thường là một không gian khép kín và được trang bị đầy đủ các nội thất cơ bản như bàn ghế, máy tính, tủ hồ sơ… để nhân viên hoặc các cán bộ làm việc.

văn phòng là gì

Tùy theo loại, quy mô, tổ chức mà một văn phòng có thể là văn phòng làm việc cá nhân hoặc văn phòng đại diện cho bộ phận, công ty, tổ chức, doanh nghiệp… Tại văn phòng thường là nơi diễn ra các hoạt động làm việc, tiếp nhận và lưu trữ thông tin… đảm bảo cho việc vận hành trôi chảy của cá nhân hay công ty. Ngoài hoạt động nội bộ, văn phòng đôi khi còn là nơi thực hiện nhiệm vụ đối ngoại như đón tiếp khách hàng, đối tác đến trực tiếp để làm việc.

Về diện tích và vị trí, những văn phòng nhỏ, văn phòng cá nhân đôi khi có thể chỉ là một căn phòng với diện tích chừng chục mét vuông. Nhưng cũng có những chiếc văn phòng quy mô lớn với diện tích lớn được bố trí trong các tầng của các tòa nhà lớn – là nơi làm việc của cả một công ty. Theo văn bản pháp lý, văn phòng của các công ty, tổ chức có thể ở bất kỳ nơi nào mà nó có sự hiện diện chính thức, ngay cả khi văn phòng chỉ là một silo, một góc nhỏ trong doanh nghiệp.

Xem thêm Dịch vụ vệ sinh nhà xưởng là gì

Phân loại các loại hình văn phòng hiện nay

Hiện nay có rất nhiều loại hình, kiểu trang trí văn phòng làm việc phát triển và tồn tại, nhưng nhìn chung dựa vào cấu trúc và chức năng của nó mà người ta phân thành 2 kiểu truyền thống và hiện đại.

Theo truyền thống

Văn phòng truyền thống là kiểu văn phòng khép kín và thuộc sở hữu, quyền quản lý của một doanh nghiệp/ công ty/ đơn vị/ tổ chức duy nhất. Loại hình văn phòng này thường sẽ là văn phòng đại diện có vị trí và địa chỉ rõ ràng. Tại các văn phòng truyền thống, nơi đây được coi là “trung tâm” cho tất cả các hoạt động của một công ty bao gồm hoạt động làm việc của nhân viên. Đây cũng là nơi tiếp nhận thông tin và quản lý văn thư, tài liệu của công ty. Văn phòng truyền thống thường là nơi thực hiện cả hai nhiệm vụ: quản trị, xử lý toàn bộ hoạt động nội bộ cũng như đối ngoại đón tiếp các đối tác khách hàng

văn phòng là gì

Các văn phòng theo kiểu truyền thống sẽ có tính chất ổn định lâu dài và đảm bảo quyền riêng tư cho nhân viên và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng kiểu văn phòng này tại các doanh nghiệp có quy mô lớn cũng cần chi phí xây dựng cao nên sẽ bị hạn chế về mặt tài chính. Kiểu văn phòng truyền thống ngày nay cũng bị xem là thiếu tính linh hoạt và lạc hậu.

Theo hiện đại

Vậy phân loại theo kiểu hiện đại thì văn phòng là gì, văn phòng cao ốc là gì có những loại nào? Bắt nhịp theo sự phát triển không ngừng của thời đại công nghệ hóa, hiện đại hóa có vô số loại hình văn phòng theo kiểu hiện đại ra đời. Trong đó phải kể đến:

  • Văn phòng chia sẻ
  • Văn phòng chung
  • Văn phòng kiểu căn hộ chung cư
  • Văn phòng thông minh
  • Văn phòng xanh
  • Văn phòng ảo

văn phòng là gì

Theo đó, các kiểu văn phòng chia sẻ, văn phòng chung sẽ giúp các công ty tiết kiệm và tối ưu chi phí xây dựng hay thuê văn phòng làm việc mà vẫn đảm bảo hoạt động tốt. Trong khi đó, văn phòng ảo lại là loại hình văn phòng không có nhân viên làm việc mà chỉ địa điểm một công ty/ doanh nghiệp thuê để có địa chỉ đăng ký thành lập công ty một cách hợp pháp dưới sự cho phép của pháp luật Việt Nam. Loại văn phòng này hầu hết chỉ là nơi đại diện tiếp nhận thư từ, giấy tờ. Đôi khi văn phòng ảo được sử dụng để đón tiếp khách hàng, đối tác trong một vài trường hợp đặc biệt.

Ngoài ra, các loại hình văn phòng xanh, văn phòng bền vững hiện nay cũng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng bởi sự thân thiện với môi trường, tạo không khí làm việc lành mạnh cho nhân viên và đặc biệt chú trọng hướng đến sự bền vững để phát triển. Đặc biệt hơn chúng ta có loại hình văn phòng thông minh, nơi được trang bị các thiết bị hiện đại nhằm đem đến môi trường làm việc năng động, linh hoạt, giảm thiểu áp lực và lượng công việc cho nhân viên. Văn phòng thông minh hoạt động dựa trên quy trình tự động hóa của AI, IoT,  điện toán đám mây, Big Data…

Chức năng của văn phòng

Với những khái niệm và sự phân loại trên các chức năng chính của văn phòng là gì?

  • Nơi làm việc của nhân viên 
  • Quản trị, quản lý và xử lý các hoạt động chính
  • Là nơi tiếp nhận, xử lý và lưu trữ thông tin, hồ sơ
  • Quản lý nhân sự 
  • Đảm nhận quan hệ đối nội và đối ngoại
  • Thiết kế và kiểm soát; phát triển hệ thống và quy trình văn phòng

Để di trì và đảm bảo các chức năng trên thực hiện tốt thì việc sử dụng các dịch vụ vệ sinh văn phòng, dịch vụ giặt thảm văn phòng là điều cần thiết.

văn phòng là gì

Tầm quan trọng của văn phòng đối với một công ty, doanh nghiệp là gì?

Với những chức năng trên văn phòng có tầm quan trọng to lớn với một công ty, doanh nghiệp nhờ những vai trò sau:

  • Là bộ mặt, thương hiệu, hình ảnh của công ty
  • Là nơi phối hợp làm việc và hoạt động quản trị
  • Là nơi thu hút nhân tài, nguồn lực
  • Là môi trường giúp cán bộ nhân viên phát huy hết khả năng và hiệu suất làm việc
  • Là trung tâm thông tin và trung tâm kiểm soát
  • Là nơi lưu trữ, bộ nhớ của công ty
  • Là kênh giao tiếp, quan hệ của công ty

văn phòng là gì

Qua những thông tin mà Vệ Sinh Nhà 247 vừa chia sẻ trong bài viết trên hi vọng bạn đọc đã có thể hiểu được khái niệm chi tiết văn phòng là gì? Từ đó nắm rõ các chức năng, vai trò cũng như các loại văn phòng để có thể lựa chọn kiểu văn phòng phù hợp nhất để phát triển.

Ngày cập nhật: 04/24/2024